Die Kassensoftware von Afono (www.afono-kassensoftware.de) beinhaltet die Auftragsbearbeitung und die Auftragsverwaltung. Dabei umfasst die Auftragsverwaltung die komplette Auftragsabwicklung: Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Sammelrechnung, Mahnung (Gutschrift). Die Gutschriften werden dabei in Registern und Tabellen dargestellt.
Alle Infos zum markierten Beleg (im mittleren Teil des Fensters) zeigen sich bei der Kassensoftware von Afono im rechten Fenster und auch im Unteren Bereich am Bildschirm. Die Kassensoftware ist zudem einfach zu bedienen mit der Auftragsbearbeitung. Es gibt eine tabellarische Belegansicht, die Belegdetails und die Einzelpositionen des Belegs, also insgesamt drei Bereiche.
1. Offene Posten
Alle fakturierten und nicht bezahlten Belege werden beim ersten Reiter „Offene Posten“ immer in der Tabelle angezeigt. Der obere Bereich zeigt über die Zahldatum-Funktion mit der Abfrage des aktuellen Datums, die Zahlart und die Zahlung selbst wird verbucht. So können die Rechnungen ausgedruckt Über den Auftrag oder auch als „Vorschau“ dargestellt werden. Mit der „Mahnung“ werden die Zahlungserinnerungen in insgesamt drei Stufen kreiert und auch ausgedruckt. Auch per E-Mail können sie verschickt werden. Mit Angabe der Gründe kann auch storniert werden (einzelne Rechnungsvorgänge, Zahlungseingänge und deren Buchung).
Im rechten Bereich wiederum finden sich die Infos zur Rechnung. Alle Rechnungen sind geordnet nach Belegen und nach den Belegvorgängen und können als Vorschau angesehen oder gedruckt werden. Die jeweilige Lieferadresse wird angezeigt oder kann geändert werden.
Im unteren Bereich hingegen sind alle Infos zu den bestellten Artikeln oder die Lieferscheininformationen genau angezeigt.
2. Belege
Die neuen Belege werden erstellt innerhalb der Auftragsbearbeitung. Unter „Neu“ können Bestellungen, Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine erstellt werden. Der Auftragsassistent öffnet sich mit der Auswahl der Funktion „Neues Angebot“ und so können die verschiedenen Auftragsdaten erfasst werden.
Zuerst werden die Belegdaten festgelegt und alle Rabattregelungen oder Liefer- und Adressdaten. Wenn es die jeweilige Lieferadresse noch nicht gibt, kann man mit der Funktion „Andere“ alles neu anlegen. Die Kundennummer hilft, den Kunden auszuwählen und der neue Kunde kann ebenfalls angelegt werden. Als nächstes wird die „Position“ erfasst und per Artikelnummer oder Volltextsuche kann man den Artikel ins Bearbeitungsfenster übernehmen. Auch die Ergänzung im Bereich „Positionstitel“ hilft für mehr Übersichtlichkeit. Das ist bei mehreren Positionen hilfreich.
Alles wird durch das Übernehmen in die Liste eingefügt und es stehen auch die Funktionen „Position bearbeiten“ oder „Position löschen“ zur Auswahl.
Der Auftrag wird fertiggestellt und es werden nochmal alle Zahlungsbedingungen sowie die Zahlungsinformationen angezeigt. Auch eine Eintragung eines Schlusstextes ist hier machbar. Es gibt drei Funktionen für die Fertigstellung:
1. das „Speichern“: Hier wird der Beleg gespeichert und Änderungen sind immer möglich. Alles wird im aktuellen Bearbeitungszustand abgespeichert
2. Die „Fakturierung“ speichert den Belegt und kennzeichnet ihn als fakturiert. Der Beleg kann so weitergeführt werden.
3. Der Schlusstext wird eingefügt
4. Die Funktion „Verwerfen“
2. Sammelrechnung
Unter „Neue Sammelrechnung“ kann die Sammelrechnung aus mehreren Lieferscheinen generiert werden.
1. Der Kunde ist zuerst auszuwählen und alle Kunden stehen hier zur Verfügung, denen die fakturierten und noch nicht weitergeführten Lieferscheine zugeteilt wurden. Alle Lieferscheine sind bei „verfügbare Lieferscheine“ aufgelistet. Im Bereich „Übernommene Lieferscheine“ werden alle Lieferscheine angezeigt.
2. Anschließend wird die Position erfasst. Alle ausgewählten Lieferscheine sind hier zu ersehen und werden nach Datum und Lieferscheinnummer sortiert. „Position bearbeiten“ und „Position löschen“ stehen für Korrekturen zur Verfügung.
3. Die Sammelrechnung wird fertiggestellt. Das ist der letzte Schritt und hier wird die Zahlungsart genau festgelegt. Es können ein Schlusstext und Zahlungsbedingungen genau ergänzt werden. Alles wird entweder dann fakturiert oder als Entwurf gespeichert.
Fazit:
Mit der Kassensoftware Afono kann die Auftragsbearbeitung und die Auftragsverwaltung besser gelingen. Hier ist alles innerhalb der Verwaltung beinhaltet, vom Angebot, der Bestellung, dem Lieferschein, der Rechnung bzw. Sammelrechnung und der Mahnung oder der Gutschrift. In Registern wird alles tabellarisch optimal dargestellt.
